POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES

CODIGO8 SOLUTIONS – LOGISAAS

Fecha de entrada en vigor: 19 de octubre de 2026
Responsable: CODIGO8 Solutions
Sitio web: https://www.codigo8solutions.com/
Aplicación: LOGISAAS
Correo de privacidad: [email protected]

1. Introducción

En CODIGO8 Solutions respetamos la privacidad de nuestros usuarios, clientes y de las personas cuyos datos personales son tratados mediante nuestros servicios tecnológicos.

Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, protegemos y compartimos los datos personales en nuestro sitio web, la plataforma LOGISAAS y sus integraciones con servicios de terceros, incluidos WhatsApp Business Platform y las herramientas tecnológicas necesarias para prestar nuestros servicios.

Al utilizar nuestros servicios, el usuario reconoce que ha tenido la oportunidad de consultar esta política. Cuando la ley lo exija, solicitaremos la autorización correspondiente para el tratamiento de datos personales.

2. Responsable del tratamiento

CODIGO8 Solutions es responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente para administrar sus servicios, atender solicitudes y operar sus soluciones tecnológicas.

Información de contacto:

• Sitio web: https://www.codigo8solutions.com/
• Correo electrónico para consultas de privacidad y solicitudes de eliminación: [email protected]
• País de operación: Colombia.

Cuando LOGISAAS procesa información por cuenta de una empresa cliente, dicha empresa puede actuar como responsable de los datos de sus propios clientes, mientras que CODIGO8 Solutions actúa como encargado del tratamiento, según las funciones y obligaciones que correspondan en cada caso.

3. Información que podemos recopilar

Dependiendo de los servicios utilizados, podemos tratar las siguientes categorías de información:

3.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Número de teléfono.
• Dirección de correo electrónico.
• Dirección de entrega o recogida.
• Nombre comercial y datos de contacto de la empresa.
• Información de usuarios autorizados de LOGISAAS.

3.2. Información de mensajes y pedidos de WhatsApp

Cuando una empresa cliente conecta su cuenta o número de WhatsApp Business con LOGISAAS, la plataforma puede procesar, según las funciones habilitadas:

• Número de teléfono del remitente y del destinatario.
• Nombre o identificador disponible del contacto.
• Contenido de los mensajes recibidos y enviados que se gestionen mediante la integración.
• Información de pedidos, productos, cantidades, observaciones y estado del pedido.
• Direcciones y datos necesarios para gestionar entregas o recogidas.
• Identificadores de mensajes, fechas, horas y estados de procesamiento.
• Información técnica necesaria para recibir notificaciones de la API y mantener la integración.

No todos estos datos se recopilan en todos los casos. El tratamiento depende de las funciones que utilice cada empresa cliente.

3.3. Información de operaciones y logística

LOGISAAS puede procesar datos relacionados con:

• Remitentes y destinatarios.
• Servicios de transporte, recogida y entrega.
• Transportadores y sucursales.
• Estado de los pedidos y servicios.
• Registros operativos, recaudos, cartera y conciliación, cuando estos módulos estén habilitados.
• Información necesaria para generar informes, comprobantes y guías de servicio.

3.4. Información técnica

Podemos tratar datos técnicos necesarios para el funcionamiento y la seguridad de la plataforma, como dirección IP, registros de acceso, fecha y hora de actividad, identificadores técnicos, errores y registros de auditoría.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se utilizan únicamente para finalidades legítimas relacionadas con la prestación, operación y seguridad de nuestros servicios, incluyendo:

1. Crear y administrar cuentas de usuarios, empresas y sucursales.
2. Autenticar usuarios y gestionar sus permisos de acceso.
3. Recibir, clasificar y administrar pedidos enviados por WhatsApp, cuando la integración esté habilitada.
4. Gestionar operaciones de recogida, despacho, transporte y entrega.
5. Mantener actualizados los estados de los pedidos y servicios.
6. Facilitar la comunicación entre empresas, sucursales, transportadores y clientes.
7. Gestionar cartera, recaudos, conciliaciones e informes operativos, cuando corresponda.
8. Prestar soporte técnico y resolver incidentes.
9. Detectar errores, prevenir accesos no autorizados y proteger la integridad de los sistemas.
10. Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
11. Atender consultas, reclamos, solicitudes de acceso, actualización y eliminación de datos.
12. Mantener y mejorar el funcionamiento, la confiabilidad y la seguridad de LOGISAAS.

No utilizamos los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas en esta política sin contar con la autorización o fundamento legal correspondiente.

5. Integración con Meta y WhatsApp Business Platform

LOGISAAS puede integrarse con productos y servicios de Meta, incluidos WhatsApp Business Platform y WhatsApp Cloud API.

Cuando una empresa autoriza esta integración, LOGISAAS puede recibir y procesar la información que Meta transmite a través de las interfaces y notificaciones autorizadas, de acuerdo con los permisos concedidos y las funciones habilitadas.

Esta información puede utilizarse para registrar y administrar pedidos, facilitar respuestas, actualizar estados y permitir la gestión operativa de las conversaciones relacionadas con los servicios de la empresa.

La integración no debe interpretarse como una autorización para acceder a todas las conversaciones personales de una persona ni a información que no esté disponible mediante los permisos y mecanismos autorizados.

Las empresas que utilizan la integración son responsables de contar con las autorizaciones, avisos de privacidad y bases legales necesarias para tratar los datos de sus clientes, así como de respetar las políticas aplicables de WhatsApp y Meta.

El uso de WhatsApp y de los servicios de Meta también está sujeto a sus propios términos y políticas. Consulta la Política de mensajes de WhatsApp Business.

6. Compartición y transmisión de datos

Podemos compartir o transmitir datos personales únicamente cuando sea necesario para prestar nuestros servicios, cumplir obligaciones legales o atender una finalidad legítima informada.

Los destinatarios pueden incluir:

• Meta y WhatsApp: para operar las funciones de mensajería e integración autorizadas.
• Proveedores de infraestructura y alojamiento: para almacenar, procesar y mantener disponibles los servicios, cuando corresponda.
• Proveedores tecnológicos autorizados: para automatización, procesamiento de solicitudes, monitoreo y soporte, en la medida en que sean utilizados por la plataforma.
• Empresas clientes y sus usuarios autorizados: para administrar pedidos y operaciones dentro de la empresa, sucursal o cuenta correspondiente.
• Autoridades competentes: cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

No vendemos datos personales a terceros. No compartimos información de una empresa o de sus clientes con otras empresas usuarias de LOGISAAS para fines ajenos a la prestación del servicio.

Los proveedores que tengan acceso a datos deberán utilizarlos conforme a las finalidades autorizadas y a las obligaciones aplicables de confidencialidad y protección de información.

7. Conservación de la información

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, prestar el servicio, mantener los registros operativos y cumplir obligaciones legales, contractuales o de resolución de controversias.

El período concreto puede variar según el tipo de información, las instrucciones de la empresa cliente y las normas aplicables.

Cuando los datos ya no sean necesarios, procederemos a eliminarlos, anonimizarlos o restringir su tratamiento, según corresponda y siempre que no exista una obligación legal o una razón legítima para conservarlos.

Las copias de seguridad y registros técnicos pueden permanecer durante un período adicional limitado, de acuerdo con los procedimientos de conservación y seguridad aplicables.

8. Seguridad de la información

CODIGO8 Solutions adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, separación de permisos, protección de comunicaciones, registros de actividad y procedimientos de respaldo, según las características de cada servicio.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. En caso de incidentes, se aplicarán los procedimientos pertinentes y las obligaciones de notificación que correspondan conforme a la legislación aplicable.

9. Derechos de los titulares de datos

De acuerdo con la legislación aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012 de Colombia cuando corresponda, los titulares pueden solicitar:

• Conocer los datos personales que se están tratando.
• Acceder a la información y solicitar su actualización o rectificación.
• Solicitar evidencia de la autorización cuando esta sea exigible.
• Conocer las finalidades del tratamiento.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.
• Solicitar la eliminación de los datos o la revocación de la autorización cuando legalmente proceda.
• Presentar quejas ante la autoridad competente, cuando corresponda.

Estos derechos pueden estar sujetos a excepciones legales, obligaciones de conservación y derechos de terceros.

10. Cómo solicitar la eliminación de datos

Cualquier persona puede solicitar la eliminación de sus datos personales tratados por CODIGO8 Solutions o LOGISAAS enviando una solicitud al siguiente correo:

[email protected]

La solicitud debe incluir, en la medida necesaria para tramitarla:

• Nombre del solicitante.
• Medio de contacto para recibir la respuesta.
• Número de teléfono o identificador asociado a la información, cuando corresponda.
• Descripción de los datos cuya eliminación solicita.
• Nombre de la empresa cliente relacionada, si aplica.

Por seguridad, podremos solicitar información adicional razonable para verificar la identidad y evitar que una persona no autorizada elimine información de otra.

Una vez verificada la solicitud, evaluaremos su procedencia y responderemos dentro de los plazos legales aplicables. Cuando proceda, eliminaremos o anonimizaremos la información de nuestros sistemas activos y gestionaremos su eliminación en los sistemas de nuestros proveedores, conforme a sus capacidades y a los períodos de conservación aplicables.

Si una empresa cliente es responsable de los datos, podremos remitirle la solicitud o coordinar con ella la atención correspondiente. La información que deba conservarse por una obligación legal no se eliminará mientras persista dicha obligación.

La solicitud de eliminación de datos tratados por CODIGO8 Solutions no equivale a eliminar la cuenta de WhatsApp del usuario ni sustituye los procedimientos que este pueda realizar directamente con Meta o WhatsApp.

11. Tratamiento de datos de menores de edad

Nuestros servicios empresariales están dirigidos principalmente a empresas y usuarios autorizados para realizar actividades comerciales. Las empresas que utilicen LOGISAAS deben evitar registrar datos de menores de edad salvo que exista una base legal válida y se cumplan las garantías y autorizaciones exigidas por la normativa aplicable.

12. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden alojar o procesar información fuera de Colombia. Cuando esto ocurra, CODIGO8 Solutions adoptará las medidas contractuales y legales que resulten aplicables para proteger los datos personales y realizar las transferencias o transmisiones permitidas por la normativa correspondiente.

13. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web puede utilizar cookies o tecnologías similares para funciones técnicas, seguridad, preferencias o análisis, según las herramientas que estén habilitadas.

Google Analytics: este sitio utiliza Google Analytics para recopilar métricas de navegación de forma agregada (páginas visitadas, dispositivo, ubicación aproximada y clics en botones como WhatsApp o el formulario) con el fin de mejorar la experiencia. La dirección IP se anonimiza. Puedes evitar esta medición bloqueando las cookies en tu navegador o instalando el complemento de inhabilitación de Google Analytics.

Cuando sea necesario, informaremos sobre su uso y ofreceremos los mecanismos de elección o consentimiento exigidos por la legislación aplicable. La utilización de cookies del sitio web no significa que LOGISAAS tenga acceso automático a la información almacenada en el dispositivo del usuario.

14. Responsabilidades de las empresas clientes

Las empresas que utilicen LOGISAAS son responsables de:

• Recopilar los datos de forma legítima.
• Informar a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos.
• Obtener los consentimientos y autorizaciones necesarios.
• Utilizar los datos únicamente para finalidades legítimas.
• Cumplir las políticas de WhatsApp Business y Meta cuando utilicen sus servicios.
• Respetar las solicitudes de los titulares y colaborar en su atención.
• Configurar adecuadamente los usuarios, permisos y accesos de su empresa.

CODIGO8 Solutions tratará los datos conforme a las funciones contratadas, las instrucciones legítimas de la empresa cliente y la normativa aplicable.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en los servicios, las integraciones, los requisitos legales o las prácticas de tratamiento de información.

La versión vigente estará disponible en una URL pública de nuestro sitio web e indicará la fecha de su última actualización. Cuando un cambio requiera notificación o consentimiento conforme a la ley, se adoptarán las medidas correspondientes.

16. Contacto

Para consultas, reclamos, solicitudes de acceso, actualización, rectificación o eliminación de datos personales, comunícate con:

CODIGO8 Solutions
Sitio web: https://www.codigo8solutions.com/
Correo de privacidad: [email protected]

Esta política se interpretará de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la normativa colombiana cuando corresponda.